La newsletter:
piccola guida per le istituzioni culturali

C’è un altro importante strumento di cui si può avvalere un’istituzione culturale per mantenere un contatto diretto e periodico con i propri visitatori. Stiamo parlando della newsletter. In parole povere si tratta di una e-mail spedita periodicamente a una lista di iscritti detta mailing list. Un sistema di comunicazione che sembrava in crisi alcuni anni fa, superato da nuovi mezzi di informazione e promozione, ma che oggi è invece tornato al centro della comunicazione on-line. Crediamo che sia una buona pratica, per un’istituzione culturale, il creare una lista di contatti da tenere aggiornati periodicamente sulle novità, sulle mostre, su determinati argomenti o sugli eventi.

Lo si può fare “fisicamente” chiedendo ai visitatori on-site di lasciare la propria mail, ma lo si può anche fare attraverso dei pratici moduli di iscrizione on-line da integrare nei siti internet. Una volta ottenuta una lista di mail, sono molti i sistemi di progettazione, gestione e invio di newsletter. Per fare qualche esempio citiamo MailChimp, MailUp oppure SendinBlue, che offrono servizi base gratuiti. Per creare una newsletter efficace sono moltissimi i consigli, i tutorial, perfino i libri che possono essere reperiti. Noi di ARTernative abbiamo pensato a una lista sintetica che potrà essere utile a chi si voglia approcciare alla realizzazione di una newsletter.

I consigli di ARTernative per una “buona” newsletter

1. Per prima cosa è fondamentale creare testi chiari, comprensibili e brevi. Da evitare newsletter troppo lunghe con appuntamenti, notizie, segnalazioni. Meglio essere concisi, inserendo pochi paragrafi.
2. Aspetto grafico molto importante. La newsletter deve essere curata, di facile lettura, immediatamente riconoscibile e ricollegabile al logo e ai colori dell’istituzione culturale.
3. Usare i link per dare degli spunti di approfondimento. Link al proprio sito, ai social, a video, a siti esterni e a molto altro.
4. Inserire sempre immagini e sceglierle di qualità, connesse con i temi trattati da intervallare con il testo per rendere l’insieme più gradevole.
5. Infine la cadenza con cui inviarla. Noi consigliamo di non andare oltre un invio al mese. È importante essere costanti e regolari, magari scegliendo proprio un giorno preciso in cui inviare la newsletter: primo lunedì del mese ad esempio oppure il 15 di ogni mese.

Sarà inoltre interessante, quando sarete più pratici, creare delle liste differenziate. Ad esempio tra visitatori, sponsor, altre istituzioni, blogger, giornalisti e via dicendo. In questo modo si potranno inviare mail personalizzate a seconda del pubblico. Ovviamente questa pratica è più impegnativa e richiede decisamente più tempo e organizzazione.

Speriamo di esservi stati utili con questi consigli, ma se doveste avere dubbi o nel caso in cui vogliate maggiori consigli, vi ricordiamo che ARTernative tra i suoi servizi offre alle istituzioni culturali la possibilità di realizzare una guida ad hoc con i nostri consigli per migliorare la comunicazione on-line.